Przechowywanie dokumentacji medycznej - niezbędne informacje

Przechowywanie dokumentacji medycznej to istotny element zarządzania placówkami medycznymi, wymagający szczególnej uwagi zarówno ze względu na charakter danych, jak i przepisy prawne. Warto zrozumieć podstawowe zasady i wyzwania związane z tym procesem.

Regulacje prawne dotyczące przechowywania dokumentacji medycznej

Dokumentacja medyczna zawiera dane wrażliwe, dlatego jej przechowywanie jest ściśle regulowane przez przepisy prawne. Kluczowe akty prawne to:

• Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie rodzaju, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania.

Te dokumenty określają, jakie dane musi zawierać dokumentacja medyczna oraz jak długo należy ją przechowywać.

Okres przechowywania dokumentacji medycznej

Okres przechowywania dokumentów medycznych jest zróżnicowany i zależy od rodzaju dokumentu:

• Ogólny okres przechowywania - standardowo dokumentacja medyczna przechowywana jest przez 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu.

Wyjątki:

• W przypadku śmierci pacjenta w wyniku uszkodzenia ciała lub zatrucia – 30 lat.
• Dokumentacja dotycząca krwi i jej składników – 30 lat.
• Zdjęcia rentgenowskie spoza dokumentacji medycznej – 10 lat.
• Skierowania lub zalecenia lekarskie – 5 lat, lub 2 lata dla niewykorzystanych skierowań.
• Dokumentacja dla dzieci do 2 lat – 22 lata.

Wyzwania związane z przechowywaniem i archiwizacją dokumentacji medycznej

Przechowywanie dokumentacji medycznej wiąże się z kilkoma wyzwaniami:

• Zajmowanie fizycznej przestrzeni - z czasem, długi okres przechowywania dokumentów może oznaczać potrzebę dużego miejsca na archiwum.
• Zabezpieczenie dokumentacji - ochrona przed zniszczeniem, uszkodzeniem, dostępem osób nieupoważnionych, zmianą lub utratą.
• Szybki dostęp do dokumentacji - konieczność bezzwłocznego udostępnienia dokumentów zainteresowanym.
• Dokumentacja powinna być przechowywana w miejscu odpowiednio zabezpieczonym, przystosowanym do dużych ilości dokumentów i zgodnie ze standardami archiwistycznymi.

Dokumentacja Medyczna a RODO

Wprowadzenie RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) w 2018 roku wpłynęło na przetwarzanie i przechowywanie dokumentacji medycznej. Chociaż RODO nakłada restrykcje dotyczące przetwarzania danych osobowych, polskie prawo, w tym ustawa o prawach pacjenta, korzysta z wyjątku od przepisów RODO w zakresie czasu przechowywania dokumentacji medycznej. W praktyce oznacza to, że w Polsce obowiązują wyżej wymienione okresy przechowywania dokumentacji.

Podsumowanie

Przechowywanie dokumentacji medycznej wymaga ścisłego przestrzegania przepisów prawa, zapewnienia bezpieczeństwa danych oraz efektywnego zarządzania archiwum. Zrozumienie tych zasad jest kluczowe dla każdego podmiotu świadczącego usługi medyczne, aby zapewnić ochronę danych pacjentów oraz zgodność z przepisami prawnymi. Dlatego warto współpracować z firmą taką jak Rhenus Office, która świadczy profesjonalne usługi z zakresu przechowywania i nie tylko.