Faktury ustrukturyzowane w KSeF - co trzeba o nich wiedzieć?

Czym jest faktura ustrukturyzowana? Jest to dokument wystawiony za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Od 2026 system ten stanie się obowiązkowy dla firm, dlatego trzeba będzie wystawiać i przesyłać faktury przed KSeF, bez względu na zgodę nabywcy. Sprawdźmy, co jeszcze warto wiedzieć o fakturach strukturalnych i Krajowym Systemie e-Faktur!

Faktura ustrukturyzowana w KSeF

Jak już wiemy, faktura ustrukturyzowana odnosi się do Krajowego Systemu e-Faktur. Aktualnie przedsiębiorcy korzystają z niego dobrowolnie, co oznacza, że możliwe jest tworzenie faktur elektronicznych, papierowych lub poprzez KSeF. Ustawa wskazuje, że fakturę strukturalną uznaje się za wystawioną wraz z dniem jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Pamiętajmy o tym, że otrzymywanie takich dokumentów wymaga akceptacji odbiorcy. Kto może korzystać z KSeF? Jest to rozwiązanie dostępne dla podatników, podmiotów wskazanych przez podatników i w przepisach, osób fizycznych wskazanych przez podmioty, o których mowa w art. 106c, osób fizycznych wskazanych w zawiadomieniu o nadaniu/odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF lub podmiotów innych niż wskazane, uwierzytelnionych w określony w przepisach sposób. Ważne jest też to, że KSeF jest systemem prowadzonym i administrowanym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej!

Kod QR na fakturze z KSeF

Kolejnym istotnym aspektem dla użytkowników wskazanego systemu jest KSeF kod QR. Czym jest taki kod? Najprościej rzecz ujmując, jest to popularny kod kreskowy, który ma wszechstronne zastosowanie i cały czas zapewnia więcej możliwości. Zostaje wczytany za pomocą funkcji aparatu smartfona, pozwalając na podjęcie określonych działań technicznych, uregulowanie płatności lub nabycie danej rzeczy. Kod QR w fakturach strukturalnych jest znakiem graficznym, w którym zakodowano informacje w postaci unikalnego ciągu znaków. Jest to dwuwymiarowy kwadrat graficzny zgodny  określoną normą, dając możliwość wczytania konkretnych informacji z użyciem smartfona. Jeśli chodzi o KSeF, kod ten będzie przewidziany również do faktur wystawionych w tym systemie. Warto podkreślić, że sposób generowania kodu QR zostanie określony przez Ministerstwo Finansów w drodze rozporządzenia. Aby wygenerować wydruk faktury z kodem QR, trzeba będzie użyć odpowiedniego oprogramowania do tworzenia faktur. Oznaczenie faktury kodem QR będzie obowiązkowe w razie przekazania nabywcy faktury strukturalnej poza Krajowym Systemem e-Faktur. W efekcie nabywca uzyska dostęp do dokumentu i będzie mógł zweryfikować wskazane dane. 

KSeF dla małych firm

Czy KSeF dla małych firm oznacza zagrożenie? Jest to spore wyzwanie dla takich firm, zwłaszcza ze względu na nowe obowiązki dotyczące KSeF i konieczność weryfikacji tego, czy obecne oprogramowanie księgowe jest gotowe na nadchodzące modyfikacje. Rosnące wymagania legislacyjne i techniczne dodatkowo sprawiają, że wielu mniejszych dostawców może im nie sprostać, co generuje ryzyko dla użytkowników takich systemów. Ważne jest zatem to, aby świadomie oszacować fakt, z kim wchodzimy w świat Krajowego Systemu e-Faktur. Trzeba postawić na zaufanego partnera technologicznego, które zintegruje oprogramowanie z systemem, zapewniając jednocześnie wsparcie, rozwój i bezpieczeństwo działania biura rachunkowego. Teraz jest najlepszy moment na to, aby skorzystać z narzędzie, które nie zostawią nas samych w obliczu nowych wyzwań.

Właściciele biur rachunkowych nie powinni zwlekać z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur w swojej działalności. Jeśli uważamy, że obecne oprogramowanie nie oferuje jeszcze integracji z KSeF, nie rozwija swoich narzędzi, nie wykonuje aktualizacji, nie informuje o planie wdrożenia KSeF - to sygnały, że dalsze korzystanie z systemu może być zagrożeniem. Na szczęście zawsze możemy skorzystać z profesjonalnej pomocy specjalistów, którzy pomogą nam wdrożyć nowe rozwiązania i wskażą, jak z nich korzystać bezpiecznie i skutecznie. Krajowy System e-Faktur nie musi być zatem problematyczny nawet dla małych firm działających w Polsce.