Paliwo, serwis, puste przebiegi – gdzie firmy tracą najwięcej pieniędzy na flocie?

Optymalizacja kosztów flotowych jest celem wielu firm korzystających z samochodów służbowych. Pragnąc ograniczyć skalę wydatków, muszą zidentyfikować obszary, w przypadku których wdrożenie usprawnień pozwoli uzyskać realne oszczędności. Częstymi źródłami zbędnych kosztów są m.in. nieekonomiczny i niebezpieczny styl jazdy kierowców, nieefektywnie planowane trasy, a także poważne awarie aut będące skutkiem wcześniejszego ignorowania drobnych usterek. Potencjalnych przyczyn nadmiernych wydatków związanych z eksploatacją pojazdów jest jednak więcej. W dalszej części artykułu przeanalizujemy, gdzie firmy mogą potencjalnie tracić pieniądze na flocie, a także jakie działania powinny wdrożyć, by te straty zredukować.

Z czego mogą wynikać zbyt wysokie wydatki na flotę?

Przedsiębiorstwa użytkujące flotę pojazdów muszą liczyć się z pewnymi kosztami. Czasem jednak dochodzi do sytuacji, w której skala wydatków na samochody służbowe przekracza akceptowalny poziom. Czym może być ona spowodowana?

• Nadmierne zużycie paliwa – koszty paliwa potrafią być prawdziwą zmorą firm korzystających z floty pojazdów. Kiedy ich poziom jest niepokojąco wysoki, należy zastanowić się nad źródłami tego problemu. Przyczynami nadmiernego spalania mogą być np. agresywna jazda i inne nieprawidłowe nawyki osób kierujących pojazdami, źle zaplanowane trasy czy nieodpowiedni stan ogumienia. Zjawiskami generującymi koszty dla firmy są również m.in. nieprecyzyjne monitorowanie zużycia paliwa podczas przejazdów prywatnych, a także nadużycia paliwowe ze strony kierowców.

• Brak odpowiedniego zarządzania procesami serwisowymi – opóźnione przeglądy oraz odkładanie drobnych napraw zwiększają ryzyko awarii i wymuszonych przestojów pojazdów.

• Źle planowane trasy – niewłaściwa kolejność punktów, dublowanie odcinków i puste przebiegi przyczyniają się do nieoptymalnego wykorzystania floty.

• Nieodpowiedni styl jazdy kierowców – istotnym czynnikiem mogącym prowadzić do wzrostu kosztów utrzymania floty są niewłaściwe zachowania kierowców na drodze. Część z nich można zaliczyć do tzw. nieekonomicznej jazdy, która przekłada się na większe spalanie oraz intensywniejsze zużywanie części eksploatacyjnych. Mowa między innymi o gwałtownym przyspieszaniu i hamowaniu, jeździe na zbyt niskim biegu czy postojach z włączonym silnikiem. Dodatkowym problemem jest niebezpieczna jazda, której przejaw stanowi np. nagminne przekraczanie prędkości, niosące za sobą wyższe ryzyko kolizji i wypadków. Nie tylko zagraża ona zdrowiu kierowców i innych uczestników ruchu, ale także może wiązać się m.in. z koniecznością ponoszenia wydatków na kosztowne naprawy oraz ze wzrostem składek ubezpieczeniowych wynikającym z wyższej szkodowości floty.

Przedsiębiorstwo dążące do optymalizacji kosztów związanych z użytkowaniem pojazdów firmowych powinno przeanalizować, jakie obszary generują najwięcej strat, a także zastanowić się nad metodami poprawy tej sytuacji. Jednym z ciekawych pomysłów jest wdrożenie w firmie systemu telematycznego, takiego jak np. Navifleet, który:

• umożliwia bieżące monitorowanie floty pojazdów,

• oferuje przydatne, dodatkowe funkcjonalności, ułatwiające m.in. kontrolę nad obiegiem paliwa we flocie, planowanie tras i redukcję pustych przebiegów czy poprawę stylu jazdy kierowców.

Korzystając z telematyki, można mieć stały dostęp do danych na temat sposobu użytkowania pojazdów firmowych i wprowadzać zmiany w funkcjonowaniu organizacji, które realnie przyczyniają się do ograniczenia kosztów flotowych.

Jak zmniejszyć zużycie paliwa i związane z tym koszty?

Paliwo może odpowiadać nawet za około 40% kosztów całkowitych floty. Biorąc to pod uwagę, łatwo zrozumieć, dlaczego ograniczenie jego zużycia stanowi priorytet dla przedsiębiorstw szukających oszczędności. Jakie mogą być przyczyny nadmiernych wydatków na paliwo i w jaki sposób można im przeciwdziałać?

Nieekonomiczny styl jazdy kierowców

Na wysokie zużycie paliwa we flocie wpływa nieekonomiczny styl jazdy kierowców. Problematycznymi zachowaniami za kierownicą są w tym kontekście m.in.:

• zbyt gwałtowne przyspieszanie i hamowanie,

• postoje z włączonym silnikiem,

• przekraczanie prędkości,

• niewłaściwy dobór biegu podczas jazdy.

Z jakich metod może skorzystać firma, która chce wyeliminować te złe nawyki u swoich kierowców? Jedną z nich stanowi prowadzenie stacjonarnych szkoleń dla pracowników z zakresu ekonomicznej jazdy. Niestety często ich efekt okazuje się dość krótkotrwały, a kierowcy po czasie wracają do wcześniejszych przyzwyczajeń. Innym rozwiązaniem jest skorzystanie z funkcjonalności oferowanych przez systemy telematyczne. Umożliwiają one monitorowanie i ocenianie zachowań kierowców, a także edukowanie ich w zakresie ecodrivingu. Pracownicy dowiadują się, co powinni poprawić, by zmienić swój styl jazdy na bardziej ekonomiczny, a flotowcy mogą na bieżąco śledzić ich postępy.

Brak właściwej kontroli nad zużyciem paliwa podczas przejazdów prywatnych

Alarmujący poziom wydatków na paliwo może wynikać z braku odpowiedniej kontroli nad tym, w jakim stopniu samochody służbowe są używane do celów prywatnych. Opieranie się wyłącznie na deklaracjach kierowców jest ryzykowne i sprzyja nadużyciom. Jakie alternatywne podejście można zastosować? Dobrym rozwiązaniem okazuje się wykorzystanie możliwości zapewnianych przez zaawansowany system telematyczny, taki jak np. Navifleet, który zapewnia dostęp do niezbędnych danych na temat zarówno przejazdów służbowych, jak i prywatnych. Co istotne, w tym drugim przypadku lokalizacja kierowcy nie jest monitorowana, dzięki czemu flotowiec zyskuje komplet potrzebnych informacji, nie naruszając prywatności pracownika. Korzystając z takiego rozwiązania, firma może precyzyjnie rozliczać kilometry prywatne i wyeliminować problem dopłacania do paliwa, które nie zostało zużyte w celach służbowych.

Nieszczelny obieg paliwa we flocie

Kolejnym potencjalnym źródłem strat finansowych dla firmy jest nieszczelny obieg paliwa we flocie. Wiąże się on np. z nadużyciami ze strony pracowników wykorzystujących karty paliwowe do zakupu paliwa, które nie trafia do baku samochodu służbowego. System telematyczny umożliwia sprawną identyfikację takich naruszeń, dzięki czemu przedsiębiorstwo może podjąć odpowiednie działania zaradcze i ograniczyć zbędne koszty.

Serwis i naprawa pojazdów firmowych – jak zredukować ich koszty?

Zastanawiając się nad tym, gdzie firmy tracą najwięcej pieniędzy na flocie, nie sposób pominąć kwestii serwisowania i naprawy samochodów służbowych. Jakie działania może podjąć przedsiębiorstwo, by ograniczyć wydatki w tym obszarze, a jednocześnie utrzymać pojazdy firmowe w dobrym stanie technicznym? Powinno ono zadbać m.in. o:

• poprawę zachowań pracowników za kierownicą – ekonomiczny i bezpieczny styl jazdy z jednej strony wpływa na wolniejsze tempo zużywania się części eksploatacyjnych w pojazdach, a z drugiej strony zapobiega kolizjom i wypadkom z winy pracownika, co pozwala uniknąć np. kosztownych napraw, wyłączeń aut z użytku czy wzrostu składek ubezpieczeniowych,

• terminowe wykonywanie przeglądów,

• monitorowanie stanu technicznego pojazdów i szybkie interweniowanie w przypadku drobnych usterek, zanim przerodzą się w poważne awarie.

Aby ułatwić sobie realizację tych zadań, można zdecydować się na wdrożenie w firmie kompleksowego systemu, takiego jak Navifleet, który m.in. umożliwia wygodne pilnowanie terminów przeglądów, zapewnia dostęp do historii serwisowej pojazdów, pozwala monitorować stan techniczny samochodów służbowych oraz sprzyja trwałej poprawie stylu jazdy kierowców. Dzięki tym udogodnieniom przedsiębiorstwo ma szansę zatroszczyć się o kondycję swojej floty i efektywne wykorzystanie należących do niej aut, a w konsekwencji – ograniczyć niepotrzebne koszty.

Puste przebiegi – źródło zbędnych kosztów flotowych

Zjawiskiem, na którym często tracą firmy użytkujące samochody służbowe, są puste przebiegi. Tym mianem określa się przejazdy nieprzynoszące przedsiębiorstwu żadnych korzyści, a za to generujące straty, związane m.in. ze spalaniem paliwa. Wynikają one zazwyczaj z błędnego przydzielania zadań oraz niewłaściwego planowania tras.

Jak zredukować liczbę pustych przebiegów? Ponownie rozwiązaniem wartym rozważenia okazuje się system telematyczny. Umożliwia on lepsze planowanie tras, dzięki czemu można efektywniej wykorzystywać pojazdy firmowe.

Redukcja kosztów utrzymania floty – wyzwanie dla firm korzystających z pojazdów służbowych

Koszty związane z paliwem, serwisowaniem pojazdów czy pustymi przebiegami potrafią być sporym obciążeniem dla firmy. Na szczęście podjęcie odpowiednich działań przez przedsiębiorstwo może przyczynić się do ich ograniczenia. Cennym wsparciem w tym kontekście jest system ułatwiający zarządzanie flotą oraz jej monitorowanie, taki jak np. Navifleet. Pomaga on zoptymalizować szereg aspektów funkcjonowania floty – od zużycia paliwa, przez przestrzeganie terminów przeglądów, po planowanie tras – co może przełożyć się na redukcję zbędnych kosztów flotowych i zapewnienie odczuwalnych oszczędności dla firmy.