KSEF, czyli Krajowy System e-Faktur jest specjalnym systemem komputerowym, z którym powinien zapoznać się każdy przedsiębiorca. Już niedługo program ten stanie się koniecznością w każdej firmie, dlatego warto poznać go bliżej. Czym jest KSeF i jakie daje możliwości? Jak go wykorzystać podczas prowadzenia własnej firmy?
Co to jest Krajowy System e-Faktur? Najprościej mówiąc, jest to ujednolicony system teleinformatyczny, pozwalający na odbieranie i wystawianie faktur strukturalnych. W efekcie uzyskujemy pewność ich autentyczności, a wszelkie kwestie w tym zakresie uregulowane zostały w ustawie o VAT. KSEF ma stać się obowiązkowy już za jakiś czas - przedsiębiorcy będą zatem otrzymywać i wystawiać wyłącznie faktury ustrukturyzowane, bez względu na to, czy wyrażają zgodę na korzystanie z nowego systemu. Struktura każdego dokumentu będzie taka sama i zaistnieje możliwość upewnienia się, czy pochodzi ona od kontrahenta. Więcej informacji na ten temat znajdziemy w serwisie Poradnik Przedsiębiorcy.
Dzięki systemowi możemy wystawiać faktury ustrukturyzowane w formacie .xml z zachowaniem porządku danych i określonej struktury. Wzór faktury znajduje się w programie, dlatego nie ma możliwości modyfikacji takiego wzoru. Datą wystawienia staje się data wysłania dokumentu do systemu, a nie data wpisana przez podatnika w dokumencie. Natomiast datą otrzymania faktury jest dana nadania numeracji w systemie. Pamiętajmy o tym, że faktura wystawiania w programie może być odwzorowywana graficznie na dowolne sposoby.
KSEF jest nieoceniony w wielu działaniach - służy głównie do wystawiania dokumentów sprzedażowych. Jakie czynności można zatem wykonywać z pomocą oprogramowania? Krajowy System e-Faktur pozwala przede wszystkim:
Aktualnie mamy dostęp do platformy poprzez rządowy program Aplikacja Podatnika KSEF lub aplikacje komercyjne, zapewniające zgodność z nowymi przepisami. System ten obejmuje szeroki zakres faktur VAT, jednak nie odnosi się do każdej czynności. Dotyczy takich działań, które dotychczas musiały być udokumentowane fakturą zgodnie z ustawą o VAT. Szczególnie jest to zatem sprzedaż, dostawa produktów i świadczenie usług między przedsiębiorcami na rzecz podmiotów publicznych lub wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.
W Krajowym Systemie e-Faktur można z powodzeniem wystawiać korekty do faktur. Muszą one posiadać numer nadany w programie, przy czym nie można wystawiać duplikatów faktur (dokumenty te i tak znajdują się w cyfrowej przestrzeni). Taka możliwość została przewidziana jedynie dla faktur wystawianych poza KSeF. Co ciekawe, szczególną korektę przewidziano dla dokumentu, w którym wskazano błędny numer identyfikacji podatkowej kontrahenta. W tym wypadku należy początkowo wystawić korektę na całą kwotę faktury z tym samym błędem, a potem wygenerować nową fakturę, z prawidłowym numerem NIP. Na szczęście korzystanie z KSeF nie jest trudnym zadaniem i każdy, nawet początkujący przedsiębiorca, doskonale sobie z tym poradzi. W razie wątpliwości, zawsze możemy poprosić o wsparcie ekspertów, którzy znają się na funkcjonalnościach Krajowego Systemu e-Faktur. Dzięki temu szybko opanujemy działanie programu i przekonamy się, że takie rozwiązanie może znacznie ułatwiać i przyspieszać codzienną pracę.
Podsumowując, warto zauważyć, że KSEF jest nowoczesnym programem komputerowym, który już teraz cieszy się dużym uznaniem wśród firm. Uzyskujemy nowe możliwości i liczne udogodnienia podczas wystawiania faktur, co z pewnością doceni każdy przedsiębiorca. To funkcjonalny system oparty na niezawodnych technologiach, bez wątpienia wpływający na zadowolenie i wygodę użytkowników.
